Unsere Leistungen
Langjährige Erfahrung, Professionalität, qualitativ hochwertige Ergebnisse, einzigartige Kundenindividualität in allen unseren Leistungsbereichen.
Betriebsorganisationsplanung
Egal ob Neubau, Um- oder Erweiterungsbau im Gesundheitswesen. Am Anfang steht die richtige und optimale Planung. Und am Ende das erfolgreich umgesetzte Projekt
Jahrelange Erfahrung und umfangreiches Know-How
Unser umfassendes Leistungsbild im Bereich der Betriebsorganisationsplanung baut auf jahrelanger Erfahrung, umfangreichem Know-How und ständiger Weiterbildung in diesem dynamischen Feld auf. Die große Stärke und unser Alleinstellungsmerkmal in diesem Bereich ist die Individualität und unser Selbstverständnis, wie wir gemeinsam mit unseren Auftraggebern gesunde Projekte abwickeln. Auszugsweise umfasst unser „betriebsorganisatorisches Tun“ folgende Inhalte:
Raum- und Funktionsprogramm
- Vornahme einer Bedarfsprüfung sowie Erhebung und Bewertung des Ist-Standes
- Gliederung und Dimensionierung der Funktionsbereiche anhand von Leistungs- und Kapazitätsdaten
- Festlegen bzw. Abfragen der Grundsatzentscheidungen in Bezug auf Aufbau- und Ablauforganisation, im Einvernehmen mit dem Auftraggeber
- Erarbeiten des Raum- und Funktionsprogrammes
- Erarbeiten einer Grob-Betriebsbeschreibung
- Präsentation des Raum- und Funktionsprogrammes an den Auftraggeber, die Nutzer und am Projekt beteiligte Dritte mit Protokollierung
Vorentwurfsplanung
- Plausibilitätsprüfung des Raum- und Funktionsprogrammes, wenn dieses nicht durch die BO-Planung erstellt wurde
- Abstimmung des Raum- und Funktionsprogrammes mit Auftraggeber und Nutzer
- Mitarbeit bei der Umsetzung des Raum- und Funktionsprogrammes durch die Architekten und Fachplaner, bezogen auf die Betriebsorganisation
- Mitarbeit bei der Erstellung von Varianten, sofern die Umsetzung der Vorgaben durch finanzielle oder räumliche Gegebenheiten dies erfordert
- Festlegen der organisatorischen Rahmenbedingungen
- Erarbeiten eines Gesamtbetriebskonzeptes im Einvernehmen mit Auftraggeber und Nutzervertretern in Bezug auf Personensteuerung, Güterver- und -entsorgung, Kommunikationssysteme
- Führen von Intensivgesprächen mit dem planenden Architekten und den beteiligten Fachplanern
- Führen der Nutzergespräche anhand der ausgearbeiteten Architekten-Vorentwurfspläne mit Protokollführung
- Präsentation des BO-Vorentwurfes an den Auftraggeber, Nutzer und zuständige Behörden mit Protokollführung
Entwurfsplanung
- Ausarbeiten und Präzisieren der im Vorentwurf festgelegten betriebsorganisatorischen Grundlagen
- Präzisieren der qualitativen und quantitativen Aufgabenstellung der einzelnen Funktionsbereiche
- Beschreiben und Darstellen des definitiven Betriebsablaufes aufgrund der ausgewählten Organisationsformen, unter Einbeziehung der Personensteuerung, der gesamten Güterver- und -entsorgung und der Kommunikationssysteme
- Erstellung von BO-Einrichtungsblättern als Vorgabe für die Raumgestaltung und Einrichtungsplanung durch die Architekten mit Angaben zur Raumgröße, Raumklasse, Anwendungsgruppe, Architekten-Einrichtung sowie zu medizintechnischen, haus- und elektrotechnischen und IT-technischen Besonderheiten
- Abstimmung der erstellten Architekten-Entwurfspläne in Bezug auf die festgeschriebenen Organisationsabläufe
- Führen der Nutzergespräche anhand der BO-Entwurfsplanung und der Architekten-Pläne mit entsprechender Protokollführung
- Ist-Erhebung des Personalstandes sowie Durchführung einer ersten Personalbedarfsschätzung zur Ermittlung der Gesamtbetriebskosten
- Präsentation des BO-Vorentwurfes an den Auftraggeber, die Nutzer und zuständigen Behörden mit Protokollführung
- Mitarbeit bei der Abwicklung der erforderlichen Behördenverfahren
- Beratung des Auftraggebers zu betriebsorganisatorischen Anfragen
- Stellungnahme zu betriebsorganisatorischen Anfragen aller Planungsbeteiligten
- Periodische Berichterstattung an den Auftraggeber über den Stand der Betriebsorganisationsplanung
- Verfeinern und Fixieren der in der Entwurfsphase erarbeiteten Organisationskonzepte
- Erarbeiten der Detailbetriebsbeschreibungen für die einzelnen Funktionsbereiche, wie Personensteuerung, Verkehrserschließung, Ver- und Entsorgung sämtlicher medizinischer und nicht-medizinischer Güter, Kommunikationssysteme, u.a.
- Abstimmung der von den Architekten erstellten Ausführungsplanung in Bezug auf die Organisationsabläufe
- Führen der Nutzergespräche anhand der ausgearbeiteten Ausführungspläne/ Wandansichten im Beisein der Architekten mit entsprechender Protokollführung
- Aktualisierung der BO-Raum-/-Einrichtungsblätter aufgrund des Planungsfortschrittes und der Ergebnisse der Abstimmungsgespräche mit Vertretern des Auftraggebers, der Nutzer und der zuständigen Behörden.
Inbetriebnahmephase
- Unterstützen und Einschulen der Nutzer bei der Einführung der neuen Arbeitsabläufe anhand der Pläne bzw. auch von Vor-Ort-Begehungen
- Erarbeiten einer Personalbedarfsberechnung vor Inbetriebnahme, gegliedert nach Funktionskategorien für die einzelnen Leistungsbereiche in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
- Mitarbeit bei der Gestaltung der Formularorganisation
Planungsbegleitende Beratung des Auftraggebers
- Während der gesamten Planungsphase werden von der BO-Planung laufend Stellungnahmen zu betriebsorganisatorischen Anfragen des Auftraggebers und sonstiger Planungsbeteiligten abgegeben
- Beratung des Auftraggebers zu speziellen Fragen bzw. Information des Auftraggebers über Einsparungspotentiale, Optimierungsmöglichkeiten sowie Erarbeiten von Vergleichen mit Projekten ähnlicher Größe und Aufgabenstellung
- Erarbeitung von Varianten/Alternativvorschlägen unter betriebswirtschaftlichen Grundsätzen mit Rücksicht auf die zur Verfügung stehenden Raum- und Humanressourcen
- Chronologische Dokumentation der Planungsänderungen inkl. Anführen der Begründungen zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit des Planungsablaufes
Medizintechnikplanung (MT-Planung)
Medizintechnik als wesentliche Infrastruktur in einem Krankenhaus bzw. in einer Gesundheitseinrichtung
Umfassende und professionelle Medizintechnik-Planung und Medizintechnik-Bauüberwachung
Planung und Anschaffung von Medizintechnikgeräten
- Führung der erforderlichen Nutzergespräche in Bezug auf Funktion und Verortung
- Erstellung einer technischen Machbarkeitsstudie
- Koordination IT-Risikoanalyse (bei Bedarf)
- Abstimmung mit der Instandhaltungsabteilung ZML/LKI
- Erstellung der Leistungsverzeichnisse zur Ausschreibung (bei Verhandlungsverfahren schon in der 1. Stufe gem. neuem Bundesvergabegesetz 2018)
- Abstimmung der gesamten Vergabeunterlagen mit der TK IT, der Bauhygiene und dem Energiemanagement zur Optimierung der Folgekosten
- Administrative Abwicklung der Ausschreibung
- Prüfung der Angebote, Teilnahme an allfälligen Verhandlungsverfahren und Bestbieterermittlung
- Teilnahme am Aufklärungsgespräch mit der Lieferfirma
- Erstellung eines Verwertungsvorschlages bei Ersatzanschaffungen
- Erstellung der Vergabevorschläge und Beschreibung der Gerätespezifikation
- Übernahme der Fachbauaufsicht
- Kontrolle der auftragsgemäßen Lieferung, Vornahme der Abnahme
- Durchführung der Rechnungsprüfung und -freigabe
Bauprojekte
MT-Studie
Grundlage für die MT-Studie ist die Erhebung des IST-Standes (Bestandsaufnahme) und die entsprechende Bewertung der medizintechnischen Ausstattung / Einrichtung unter Bezugnahme der zur Verfügung gestellten Bestandsgerätelisten.
Es werden der bestehende und geplante MT-Standard festgestellt und die Ausarbeitung von Ausstattungs- / Einrichtungsvorschlägen inklusive Raumbedarf durchgeführt.
Die Prüfung der Machbarkeit und Zusammenstellung der Erhebungs- und Bewertungsergebnisse werden in einem schriftlichen Bericht zusammengefasst.
Bei Durchführung einer Studie ist eine Grobkostenschätzung (Genauigkeit +/-30%) zu erstellen.
MT-Vorentwurf
Der MT-Vorentwurf baut auf der MT-Studie auf.
Der MT-Vorentwurf wird auf Basis des BO- und ARCH-Vorentwurfes, dem Stand der Technik, den Regeln der Technik und gesetzlichen Vorgaben und des bewerteten Bestandes erarbeitet.Es wird eine Geräteliste mit Angabe sämtlicher technischer Daten (Medienangaben, Gewichte, Wärmeabgaben, etc.) erarbeitet. Der Vorentwurf wird mit den übrigen beteiligten Fachplanern koordiniert und die Planungsschnittstellen werden abgestimmt. Es werden die Betriebs- und Instandhaltungsfolgekosten abgeschätzt. Bei Durchführung eines MT-Vorentwurfes ist eine Grobkostenschätzung bei Umbauten mit einer Genauigkeit +/-20% und bei Neubauten mit einer Genauigkeit +/-15% zu erstellen.
MT-Entwurf
Der MT-Entwurf wird auf Basis des BO- und ARCH-Entwurfes, dem Stand der Technik, den Regeln der Technik und gesetzlichen Vorgaben und des bewerteten Bestandes erarbeitet. Ergebnisse sind, aufbauend auf die Raumblätter, Gerätelisten mit Angabe sämtlicher technischer Daten (Medienangaben, Gewichte, Wärmeangaben, usw.) entsprechend dem Planungsstand. In den Architektenplan wird die wesentliche MT-Ausstattung eingezeichnet. Es werden die erforderlichen Unterlagen und Berechnungen zur Erlangung der Errichtungs- und Betriebsbewilligungen erstellt. Der MT-Entwurf wird mit den beteiligten Fachplanern koordiniert und abgestimmt. Im Zuge des MT-Entwurfes wird eine Betriebs- und Wirtschaftlichkeitsrechnung durchgeführt.
Die Kostenschätzung beim MT-Entwurf wird mit einer Genauigkeit +/-10% erstellt.
MT-Ausführungsplanung
In dieser Phase der Planung wird die MT-Einrichtung beschafft. Dazu sind spezielle medizintechnische Vorbedingungen für die Ausschreibung MT-Einrichtung festzulegen. Es werden firmenneutrale Leistungsverzeichnisse bezüglich der medizintechnischen Einrichtung mit der Abfrage der Folgekosten für Wartung und ggf. Verbrauchsmaterial erstellt. Nach Einlangen der Angebote muss die Eignung der Bieter und die angebotenen Leistungen geprüft werden. Im Anschluss wird der Vergabevorschlag erstellt. Bei Verhandlungsverfahren wird kaufmännische und technische Unterstützung angeboten. Es werden Installationspläne auf Basis des Architektenentwurfes im M 1:50 auf Basis Grobinstallationsangaben erstellt. Notwendige Detailpläne werden durch den Lieferanten nach Vergabe der Leistungen erstellt. Es werden die Gerätelisten und Medienlisten entsprechend der Planungsphase aktualisiert.
MT-Fachbauaufsicht
Die für die MT-Einrichtung notendigen bauseitigen Maßnahmen werden vor Ort in Bezug auf die Zeit und die Durchführung bzw. Ausführung geprüft. Es wird die übersiedelbare MT-Ausstattung mit den Nutzern und der Bauherrenschaft abgestimmt und koordiniert. Für die neu gelieferten Geräte wird die Übernahme koordiniert und durchgeführt.
Beratung Instandhaltung und bei laufendem Betrieb
- Wartungsverträge (Erstellung Leistungskatalog, Unterstützung Preisermittlung, technische und wirtschaftliche Leistungskontrolle)
- Reparaturbewertung (Unterstützung Bestpreisermittlung, technische und wirtschaftliche Leistungskontrolle)
- Strahlen-/Laserschutz (Koordination zwischen Nutzer, Firma und Behörde)
Projektdokumentation
Professionelle Zusammenstellung aller wesentlichen Daten im Projektverlauf
Lückenlose und aussagekräftige Dokumentation
Im Rahmen einer Projektabwicklung bedeutet Dokumentation, sämtliche Beschlüsse, Schritte und Maßnahmen zu beschreiben, die im Projektzeitraum getroffen werden. Die vollständige Dokumentation des Projektablaufes, das Aufbereiten von Unterlagen, das Erstellen von Einladungen sowie die Protokollierung von Sitzungen sowie die Dokumentation von sonstigen projektrelevanten Informationen (Mängelfeststellungen, Mängelbehebungen) sind Teil unseres umfassenden Dokumentationsbegriffs. Darüber hinaus erstellen und bearbeiten wir auch die Übersichtstabellen von beispielsweise Vergabeanträgen und Änderungsanträgen. Die laufend aktualisierte Darstellung des aktuellen Kostenstands für die einzelnen Projektphasen runden unser Leistungsspektrum ab. Dadurch entsteht ein einheitliches Verständnis alle Projektbeteiligten von Ist- und Soll-Zustand.
Unser Leistungsbild für die professionelle Begleitung und Dokumentation Ihres Projektes beinhaltet daher auszugsweise:
- Vollständige, umfassende und lückenlose Protokollführung und Dokumentation der Projektabwicklung von der Projekteinrichtung bis zur Übergabe/Inbetriebnahme
- Aufbereitung von Unterlagen zur Verfassung von Berichten an die Entscheidungsträger (Vorstand, Projektleitung, …)
- Erstellung der Tagesordnungspunkte und Einladungen von Projektsitzungen
- Protokollführung von Projektsitzungen
- Protokollführung von Nutzergesprächen
- Protokollführung von Behördengesprächen
- Erstellung von Präsentationen und Projekt-Image- und Informations-Plakaten
- Erstellung von Honorarermittlungen von Fachplaner nach Verträgen und des aktuellen Kostenstands für den Bauherren
- Führung der Chronologie des Projektes, der Beschlüsse und der projektrelevanten Daten
- Zusammenstellung des Schlussberichtes
Prozessmanagement
Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Prozessen
Zentrales Planungsinstrument
- Planung und Modellierung von Geschäftsprozessen
- Analyse der Ist-Prozesse und Informationsgewinnung
- Nutzung von Referenzmodellen
- Visualisierung und Definition der Prozesse mit Hilfe standardisierter Darstellungsmethoden (beispielweise BPMN)
- Verifikation der Prozesse hinsichtlich der Zielerreichung in den Parametern Kosten, Zeit und Qualität
- Überwachung von Prozessen
- Optimale Gestaltung von Soll-Prozessen
- Reduzierung der Prozesskosten
- Reduzierung der Prozessdurchlaufzeiten
- Verbesserung der Prozessqualität
- Verbesserung der Prozesstransparenz
- Erhöhung der Prozessflexibilität
- Dokumentation von Prozessabläufen
Risikomanagement
Umfassende Identifikation, Analyse, Quantifizierung, Beurteilung, Bewertung, Kommunikation und Bewältigung von Risiken
Schaffung eines risikorobusten Unternehmens
- Identifikation der Risiken samt Beschreibung der Ursachen (Risikoidentifikation)
- Analyse der Risiken hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen (Risikoanalyse)
- Bewertung der Risiken durch Abgleich mit zuvor gemeinsam festgelegten Kriterien in Abstimmung mit den gültigen Standards und Normen (Risikobewertung)
- Erarbeiten von Maßnahmen zur Beherrschung und Bewältigung der Risiken
- Erarbeiten von Parametern zur Überwachung der Risiken (Risikoüberwachung)
- Überarbeitung und Anpassung der Risiken aufgrund der dynamischen Rahmenbedingungen (Risikocontrolling)
- Umfassende Dokumentation aller mit dem Risikomanagement in Zusammenhang stehenden Vorgänge
Nur wer seine Risiken kennt, diese analysiert und auswertet sowie strategische Vorkehrungen trifft, kann sich auf künftige Probleme vorbereiten. Unternehmen jeder Art und Größe sollten deshalb auf ein umfassendes und professionelles Risikomanagement setzen.
